بقلم: محمد عبدالرحيم العامري

التاريخ: 28/05/2023

تنظيم وإدارة فعاليات والمؤتمرات الحديثة، هي عملية شاملة تتضمن العديد من الجوانب المختلفة، حيث يهدف هذا النوع من الأنشطة إلى جذب الجمهور وتوفير فرصة للتواصل والتفاعل وتبادل المعرفة والخبرات وغيرها. يمكن تنظيم الفعاليات والمؤتمرات لأغراض مختلفة وحسب الحاجة، مثل الترويج للعلامة التجارية وتقديم منتجات جديدة وتبادل المعرفة والخبرات والثقافة، وغيرها.

تشمل هذي العملية على العديد من الأمور الأساسية مثل التخطيط والتسويق والتنفيذ والتقييم. يجب أن يتم التخطيط لجميع جوانب الفعالية بعناية، بدءاً من تحديد الهدف الرئيس للفعالية وانتهاءً بتحديد الميزانية المتاحة. يجب أيضاً الترويج للفعالية وزيادة الوعي بها من خلال استخدام الشبكات الاجتماعية والإعلانات المدفوعة.

ولتحقيق النجاح في تنظيم هذه الفعاليات، عليك اتباع بعض الخطوات والمهارات الأساسية وهي كما يلي:

– تحديد الهدف الرئيسس للفعالية أو المؤتمر وتحديد المجموعة المستهدفة.

– تحديد موعد ومكان الفعالية أو المؤتمر.

– اختيار فريق عمل مؤهل ومتخصص في تنظيم وإدارة المؤتمرات الذي يمتلك الخبرة والمهارات اللازمة لتنظيم وإدارة المؤتمرات، ويجب أن يتألف الفريق من أشخاص متخصصين في مجالات مختلفة.

– إعداد الجدول الزمني والبرنامج العلمي للفعالية أو المؤتمر.

– تحديد المتحدثين والمحاضرين وإجراء الترتيبات اللازمة لوصولهم وإقامتهم.

– الترويج للفعالية أو المؤتمر من خلال وسائل التواصل الاجتماعي والإعلانات الصحفية والتلفزيونية والإذاعية.

– توفير الخدمات اللازمة للمشاركين مثل الإقامة والنقل وبرامج الترفيه والزيارات.

– تأمين الأجهزة اللازمة وتوفير الدعم الفني لتقنية المعلومات.

– يجب أن يؤخذ في الاعتبار الظروف الجوية والمواسم والأحداث الأخرى التي يمكن أن تؤثر على الحضور أو تنفيذ البرنامج.

هناك تكلفة قد تكون باهظة الثمن لابد أن تؤخذ في الحسبان ومنها:

– تكلفة تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات تختلف بشكل كبير حسب نوع وحجم الفعالية أو المؤتمر: فالتكلفة تتأثر بالعدد الكبير من المشاركين والموارد والخدمات، حيث أن الفنادق الفخمة يمكن أن تكون أكثر تكلفة من غيرها، وكذلك الإقامة والتغذية والنقل والترفيه والتسويق.

– المدة الزمنية: يتأثر سعر الفعالية أو المؤتمر بالمدة الزمنية التي يتم تنظيمها خلالها، حيث أن المدة الأطول تتطلب المزيد من الموارد والخدمات والحجوزات الأخرى.

وفي الختام، يجب على فريق تنظيم الفعاليات العمل بجهد وتفانٍ لتحقيق نجاح الفعالية، ويجب عليهم أن يكونوا مستعدين للتعامل مع أي مشكلة أو تحدي يمكن أن يواجهونها خلال تنظيم الفعالية، فعندما يتم تنظيم الفعالية بشكل صحيح، يمكن للحضور أن يستمتعوا بتجربة لا تُنسى، ويمكن لفريق التنظيم أن يشعر بالفخر بعد إنجاز عملهم بنجاح.